e-Dönüşüm, sunduğu avantajlar ile hepimizin hayatının bir parçası haline geldi. Peki e-fatura kullanıcıları için artık bir zorunluluk olan e-defteri nasıl saklamalı? e-Defteri özel entegratörlerle saklamanın kazanımları nelerdir? Sorularının cevabı bu yazıda!

e-Defter nedir, e-deftere geçme şartları nelerdir?

e-Defter ile kolaylaşan defter tutma süreçleri 

e-Defter, e-dönüşümün hayatımıza kattığı hayatı kolaylaştırıcı uygulamalardan sadece biri. Hem denetimi hızlandırdığı ve düzenli hale getirdiği hem de kayıtların belli bir standarda göre tutulmasını sağladığı için zamanla tüm e-fatura kullanıcılarına zorunlu hale getirilen uygulama, dilenirse Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Portal, dilenirse web servis entegrasyonu dilenirse özel entegratörler aracılığıyla kullanılabiliyor. e-Defter uyumluluğu olan özel entegratörlerin listesini e-Defter.gov.tr‘de bulabilirsin.

Özel entegratör nedir, neler yapar?

Özel entegratörler verilerinizi saklayabilir mi?

e-Defter saklama zorunluluğu

GİB tarafından 2019’da alınan karara göre, “Elektronik defter ve berat dosyalarının mükelleflerin sistemlerinde oluşabilecek elektronik vb. diğer teknik sorunlar, mücbir sebepler nedeniyle zayi olması halinde defter kayıtlarına sonradan ulaşılabilmesini sağlamak üzere gizlilik ve güvenlik esasları da dikkate alınarak, defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının Başkanlıktan izin alan saklamacı kuruluşlarda da 01.07.2019 tarihinden itibaren ayrıca saklanması zorunluluğu” getirilmiştir. e-Defter ve beratları GİB’in öngördüğü belirli usul ve esaslara göre saklanır. GİB’in özel yetki verdiği entegratörler, e-defter ve beratlarınızı kendi bilgi işlem sistemlerinde GİB’in söz konusu genel, gizlilik ve güvenliğe ilişkin koşullarına uyarak muhafaza edebilir. Bu konudaki usul ve esaslar, GİB tarafından hazırlanmış ve edefter.gov.tr adresinde “e- Defter Saklama Kılavuzu” altında detaylarıyla açıklanmıştır.

e-Defteri özel entegratörlerle saklamanın 4 avantajı

Siz de e-defterleriniz ve beratlarınızı saklama uyumluluğuna sahip özel entegratörler aracılığıyla e-defter kayıtlarını mevzuata uygun olarak oluşturup, arşivleyip, saklayabilirsiniz. Bir özel entegratör ile çalışarak aşağıdaki avantajları elde edebilirsiniz:

  1. Güvenlik: Elektronik ortamda tutulan tüm defterler, internetin doğası gereği çeşitli güvenlik risklerine açık durumda. Bu nedenle ikincil kopyaları da bulunan e-defter bilgilerinin güvenliğinden emin olduğun kuruluşlar aracılığıyla saklanması her zaman daha avantajlı. 
  2. Verimlilik: Web servis entegrasyon süreci ile uğraşmadan, sunucu ve bilgi işlem süreçlerini takip etmekten
  3. Tasarruf: Ek veri arşivleme maliyetlerinden kurtulursunuz.
  4. Güncellik: Mevzuatın gerektirdiği tüm genel ve teknik güncellemelere, takip etmek zorunda kalmadan uyum sağlamış olursunuz.

Özel entegratör seçerken nelere dikkat etmen gereken 7 şey

Mikro Yazılım / My e-Defter Saklama özelliği

Mikro Yazılım’ın özel entegratörlüğünde yevmiye defteriniz ve defter-i kebiriniz ile bu defterlere dair tüm belgeleri ve elektronik olarak GİB’e gönderilen dosyalarını kanuni sürelerde My e-Defter ile saklayabilirsiniz. Böylece

  • Farklı lokasyon ve ortamlarda saklanan e-Defter kayıtlarınızı veri kaybına, zarar görmeye ve virüslere karşı Mikro Yazılım ve içinde barındırdığı Felaket Kurtarma Merkezi ile güvenceye alırsınız. 
  • Defter ve beratlarınızın ibrazını kolaylıkla ve düzgün şekilde gerçekleştirirsiniz.
  • Dosyalarınıza Mikro e-Defter portalı üzerinden internet erişimi olan her bilgisayardan kolayca erişebilirsiniz.