e-Fatura ve e-arşiv faturası artık günlük hayatımızın birer parçası. Kağıt kullanımını azaltıp çevreyi korumaya yardım ettiği, faturalama süreçlerini hızlı ve zahmetsiz hale getirdiği, işletmelerin fatura başına maliyetini düşürdüğü ve e-dönüşüm sürecine adaptasyonunu kolaylaştırdığı için e-fatura ve e-arşiv uygulamaları artık birer ihtiyaç. Peki e-arşiv ile e-fatura uygulamaları birbirinden nasıl ayrılıyor? İçerikleri, amaçları ve kullanıcıları arasında ne gibi temel farklar var? Bu yazımızca bu soruları cevaplayacağız.

e-Fatura nedir?

e-Fatura mükellefleri arasında dijital ortamda gönderilip alınan elektronik faturaya e-fatura denir.

e-Fatura hakkında bilmen gerekenler

Elektronik faturanın matbu faturadan farkı nedir?

421 numaralı Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği’ne göre belirli sektörler ve cirosu belli bir miktarın üzerinde olan şirketlere e-fatura kullanma zorunluluğu getirilmiştir. Bu zorunluluğa dair şartlar her yıl Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından güncellenir.

Dileyen her işletme, zorunluluk kapsamında olsa da olmasa da e-fatura uygulamasına geçebilir. Eğer istersen, e-fatura ile birlikte e-arşiv fatura da kullanmaya başlayarak yalnızca e-fatura kullanıcılarına değil, tüm müşterilerine elektronik ortamda fatura düzenleyip gönderebilirsin.

e-Faturaya neden geçmelisin?

e-Arşiv fatura nedir?

e-Arşiv fatura, faturanın elektronik ortamda düzenlenip aynı platformda saklandığı ve ibraz edildiği bir uygulamadır. Format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenir. İçeriğinde de Vergi Usul Kanunu’na (VUK) göre bir faturada yer alması gereken bilgiler yer alır. Faturaların ikinci nüshasının elektronik ortamda oluşturulup saklanmasını; gerektiğinde elektronik olarak ibraz edilmesini sağlar.

E-Arşiv hangi yönleriyle e-Faturadan ayrılır?

  • Firmalar kullanımı zorunlu olsa da olmasa da e-fatura uygulamasına geçebilirler. e-Arşiv fatura kullanmak için ise öncelikle e-Fatura kullanıcısı olmak gerekir.
  • e-Fatura yalnızca e-fatura mükellefleri arasında kesilip gönderilir. Kısacası e-fatura kesmek için hem alıcının hem de göndericinin de e-Fatura uygulamasına kayıtlı olması gerekir. e-Arşiv ise göndericilerin e-fatura, alıcıların ise matbu fatura kullanması durumunda düzenlenir. e-fatura kullanıcısı olmayan tüm kişi ve kurumlara matbu fatura veya e-arşiv fatura düzenlenir. Sen de bireysel müşterilerine e-posta ile e-arşiv fatura gönderip faturanın ikinci nüshasını elektronik fatura formatında saklayabilirsin.

e-Fatura ve e-arşiv faturanın ortak avantajları

  • Elektronik fatura çıktı alma, postalama vb. operasyonel süreçleri ortadan kaldırır. Böylece hem asıl işlerine daha çok vakit ayırabilirsin hem de fatura başına maliyetin azalır.
  • Elektronik faturanın sunduğu pratiklik ile muhasebe süreçlerin kısalır ve hatadan arınır.
  • Arşivleme maliyetin düşer, karmaşık dosya ve dolaplara elveda deyip tüm elektronik belgelerine hızlıca erişirsin
  • Hızlanan faturalama süreciyle nakit akışın hızlanır.
  • Toplam iş yükün azalır, bunun karşılığında verimliliğin artar.
  • İşletmen iç-dış denetime uygun ve uluslararası finansal standartlara uyumlu hale gelir.
  • Elektronik fatura çevre dostudur. Sen de elektronik fatura kullanarak kağıt kullanımını azaltabilirsin.

Gelir ve giderlerini kolayca takip edip enerjini işine büyütmeye ayırmak istiyorsan MikroX’i 15 gün ücretsiz olarak deneyebilirsin.