e-Fatura mükellefi müşterine e-Arşiv faturası düzenleyebilir misin? Veya bir e-Fatura mükellefi olarak işletmen için kesilmiş e-Arşiv faturası yasal mıdır? Sorularını bu yazıda yanıtlıyoruz.

e-Fatura nedir, kimlere kesilir?

e-Fatura, matbu faturanın elektronik formudur ve aşağıdaki özellikleri sahiptir:

  • Veri format ve standardı Maliye Bakanlığı’nın merkezi platformu Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenir.
  • Vergi Usul Kanunu (VUK) gereğince bir faturada yer alması gereken bilgileri içerir.
  • Satıcıdan alıcıya iletimini GİB yapar.
  • Kağıda basılmaz; tüm işlemleri dijital ortamda gerçekleştirilir.

e-Arşiv nedir, kimlere kesilir?

e-Arşiv, VUK gereği kağıt üzerinde düzenlenip muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu olan faturanın elektronik ortamda düzenlenip ikinci nüshasının yine elektronik ortamda saklanmasına ve gerektiğinde ibraz edilmesine olanak tanıyan bir uygulamadır. e-Arşiv aşağıdaki özelliklere sahiptir:

  • Dijital ortamda düzenlenip yine dijital ortamda saklanır.
  • Gerekirse yine online olarak ibraz edilir.
  • İkinci nüshası elektronik ortamda saklanır.

E-Arşiv faturanın E-faturadan farkı nedir?

  • e-Fatura yalnızca e-Fatura mükelleflerine kesilip gönderilebilir. e-Arşiv fatura ise göndericinin e-Fatura mükellefi, alıcının ise kağıt fatura kullanıcısı olması durumunda kullanılır. Yani eğer bir e-fatura mükellefi isen bireysel müşterilerine e-mail ile e-Arşiv fatura gönderip, ikinci nüshasını ise elektronik fatura formatında saklayabilirsin. e-Faturayı e-Fatura programı ile kolayca hazırlayabilirsin.
  • e-Fatura kesmek için hem alıcının hem de göndericinin e-Fatura kullanıcısı olması gerekir. e-Fatura kullanıcısı olmayanlara yalnızca kağıt fatura ya da e-Arşiv fatura düzenlenir.
  • e-Arşiv kullanıcısı olmak için öncelikle e-Fatura kullanıcısı olmak gerekir. Hem e-Fatura hem de e-Arşiv kullanıcıları e-Fatura mükellefleri haricindekilere e-Arşiv faturası gönderebilir.

e-Fatura mükelleflerine e-Arşiv fatura kesilir mi?

433 sıra numaralı VUK Genel Tebliği “3- e-Arşiv Uygulaması İzni” başlıklı bölümde şöyle der: “397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura uygulamasına kayıtlı olanlara düzenledikleri faturaları anılan tebliğe göre e-Fatura olarak oluşturmak, iletmek, muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar.”

Hem yukarıda açıkladığımız bilgilerin hem de bu açıklamanın ışığında diyebiliriz ki VUK ile belirlenmiş şartlara göre e-Fatura kullanıcısı olan mükelleflere kesilecek fatura, tebliğ gereği e-Fatura olmalıdır. e-Fatura kullanıcısı olan birine düzenlenen e-Arşiv faturası, e-Faturanın yerini tutamayacağı gibi geçerli de sayılamaz.

  • Böyle bir durumla alıcı olarak karşılaşırsan karşı taraftan e-Arşiv faturayı iptal edip e-Fatura düzenlemelerini talep edebilirsin.
  • Eğer sen bir e-Fatura mükellefi müşterine e-Arşiv düzenlemişsen, senin bu belgeyi iptal edip e-Fatura düzenlemen gerekir.
  • Eğer yanlışlıkla düzenlenen e-Arşiv ya da matbu fatura kayıtlara alınmış ve KDV Beyannamesi’ne konu edilmişse iptali söz konusu olamaz. Bu durum VUK gereği hem cezai uygulama gerektirir hem de mal teslimi ya da hizmeti gerçekleşmişse KDV’yi doğurur.
  • Diğer yandan, e-Arşiv düzenlenmiş olsa bile eğer mal ya da hizmetin tesliminden itibaren 7 gün içerisinde e-Faturanın da düzenlenmesi gerekir. Eğer bu süre içinde e-Fatura düzenlenmezse ilgili tarafa usulsüzlük cezası kesilir.

Gelir ve giderlerini kolayca takip edip enerjini işine büyütmeye ayırmak istiyorsan MikroX’i 15 gün ücretsiz olarak deneyebilirsin.