Muhasebenin ön hazırlığı olduğu ve sağladığı verilerle girişimini daha etkin biçimde yönetmeni sağladığı için ön muhasebeyi işletmelerin atardamarı olarak kabul edebiliriz. Peki ön muhasebe nedir ve nasıl yapılır?

Ön muhasebe nedir?

Ön muhasebe, bir işletme için muhasebenin ilk adımıdır. İşletmenin nakit parasının, çek ve senetlerinin, banka hesaplarının, müşterilerinin ve tüm bu unsurlara ait hareketlerin şirket içindeki takibini ön muhasebe yapar. Fatura kesilmesi, irsaliye düzenlenmesi, çek ve senet hazırlanması ve bunların ciro edilmesi gibi işlemler de ön muhasebeyle ilgilidir. Şirketin sınıflandırma, raporlama ve analiz gibi daha detaylı finansal işlemlerinin bir ön hazırlığı olarak kabul edebileceğimiz ön muhasebe, genellikle şirketin kendi içinde tutulur.

Hangi işler ön muhasebenin konularındandır?

Yukarıda kısaca değindiğimiz ön muhasebe işlerini detaylandıralım:

  • Kasa hesap takibi: İşletmenin nakit olarak bulundurduğu paranın takibi kasa hesap takibi ile yapılır. Bu işlem için bir kasa defteri tutmayı, Excel vb. bir program kullanmayı tercih edenler olabilir ancak en etkili yöntem bir online ön muhasebe programı ile çalışmaktır. Kasa hesabı, işletmeye nakit girişi ve çıkışı olduğunda hareketlenir. Bu hareketler mutlaka kayıt altına alınmalıdır. Yapılan tahsilat ve ödemeler de kasa bölümünden takip edilir. Böylece, işletmenin nakit parası günlük olarak takip edilerek gelir ve giderleri daha kolay yönetilir.
  • Banka hesap takibi: Bankaya yatırılan, bankadan çekilen ve bankaya yapılan havalelerin kaydı ve takibi banka hesap takibiyle yapılır. İşletmenin kasasında nakit olmadığı zamanlarda tercih edilen banka hesapları, dışarıdan gelen ödemeler için de takip edilmeliri.
  • Cari hesap takibi: Alınan ve satılan mal ve hizmetlerden doğan borç ve alacaklar, cari hesap takibiyle izlenir. Kısacası, alıcı ve satıcı yani müşteri ve tedarikçilerin takibi bu işlemle yapılır.
  • Fatura ve irsaliye işlemlerinin takibi: İşletmenin alım ve satım hizmetlerinin belgelenmesi için, kesilen ve alınan yani gelen ve giden faturalar bu işlemle takip edilir.
  • Çek ve senet takibi: Bu işlemle işletmenin ve müşterilerin çek ve senetleri takip edilir. Çek ve senetle yapılan ödemelerin kayıtları tutulur, giriş çıkışları kaydedilerek tahsil edilecek ve ödenecek çek senet miktarı izlenir. Vadeleri takip edilir ve zamanı geldiğinde ödemeleri ya da tahsilatları yapılır.
  • Stok takibi: Mal alındığında stok girişi, mal satıldığında ise stoktan düşme işlemi yapılmalıdır. Böylece stok takibi yapılarak azalan ya da biten mallar belirlenebilir.
  • Aylık bordro takibi: Personelin ücret hesaplarının düzenlenmesi ve takibi de ön muhasebenin işlerindendir.

Ön muhasebe nasıl yapılır?

Şirketlerde ön muhasebeyi dilersen şirket yöneticisi olarak sen yapabilir, dilersen de bu işleri yapması için şirketine bir ön muhasebe elemanı alabilirsin. Ön muhasebe elemanı, günlük olarak nakit, banka, cari hesap ve kasa bakiyesi kontrollerini yapar. Bunlarla birlikte satış faturalarını keser, irsaliye düzenler, tahsilat yapar, alış faturalarını işler, çek ve senet hazırlar, bunları ciro eder vb. Kısacası, önemli muhasebe kayıtları için detaylı şekilde veri toplar. Şirketin geleceğini ilgilendirdiği için bu verilerin doğruluğu ve muhasebeyi yönlendiriş şekli oldukça önemlidir.

İşte tam da bu yüzden, kayıtların eksiksiz ve hatasız olması şirket için büyük önem taşır. Elle girilen kayıtlar, yanlış fatura kesimi, hatalı vergi hesaplaması gibi durumlar şirketin maddi zarara uğramasına, ceza almasına, hatta müşterileriyle ilişkisinin bozulmasına yol açabilir. Bu tip hataların önüne geçmek, zamandan ve enerjiden tasarruf ederek ön muhasebenizi zahmetsizce yönetmek istiyorsan, MikroX’i 15 gün ücretsiz olarak deneyebilirsin.